Spørsmålet kunne like gjerne være «Hvilke kostnader skal prosjektleder svare for?».
To ulike måter å belaste prosjekter med kostnader
De to hovedretningene rundt belasting av kostnader på prosjektene er at man enten kun belaster direkte kostnader; Lønnskostnader, materialkostnader og kostnader fra UE.
Fordelen med denne metoden er at man får riktige prosjektresultat som prosjektlederen enkelt kan forholde seg til. Prosjektlederen har en mulighet til selv å påvirke de kostnadene som belastes prosjektet gjennom å være bevisst i oppfølging av tidsbruk, materialinnkjøp og avtaler med UE. Det følger at man da må ha krav om et høyere dekningsbidrag, siden prosjektet ikke belastes med noen andel av de administrative kostnadene, eller andre kostnader som ikke kan knyttes direkte til prosjektet.
De fleste som velger denne formen for kostnadsbelastning, stiller krav om 20 – 30 % dekningsgrad for prosjektene.
Den andre varianten som velges, er å også belaste prosjektet for en eller flere andeler av kostnader som gjelder administrative kostnader. Bilkostnader, kontorkostnader, forsikringer som ikke gjelder prosjektet spesielt andel av administrasjonskostnader generelt osv.
Noen velger også å belaste prosjektet med kostnader knyttet til sykefravær. Da velger man altså å si at det er prosjektets skyld at folk blir syke, og at man kan påvirke sykefravær positivt ved å kostnadsbelaste prosjektene for dette.
Når man velger å kostnadsbelaste prosjekter med indirekte kostnader, senkes gjerne kravet til DG ned til 5 – 15 % fordi man da endre opp med et prosjektregnskap som egentlig inneholder en andel av alle kostnader i selskapet.
Hva er den beste måten ?
Belaste prosjektene kun med direkte prosjektkostnader, eller la hvert prosjekt ta en andel av samtlige administrasjonskostnader? Kanskje en mellomløsning av de to?
De aller fleste prosjektledere har forståelse for å måtte rapportere, og helst på tall som de selv har en mulighet til å påvirke. Det er vel og bra å være bevisst på å hensynta generelle kostnader som ikke kan henføres direkte til et prosjekt, men kan man heller kan finne andre måter å holde noen ansvarlig for disse kostnadene ?
