Skal du for første gang komme i gang med prosjektregnskap, eller skal du en gang for alle rydde opp i nummerstrukturen som allerede er benyttet til prosjektnummer?
Hva er den beste måten å lage prosjektnummerserie på?
Prosjektnummerne er viktige, de bli ofte et «navn» på et prosjekt:
«Hvem er prosjektleder for 5097?»
«Når ble det bestilt stillas for levering på 602?»
For å ta konklusjonen først – her er noen viktige punkter man bør ha i tankene når man velger en nummerserie for prosjektnummer:
La prosjektnummerne være så korte som overhodet mulig.
Ikke bruk prosjektnummere til å gi informasjon som du enkelt kan få tak i på annen måte.
La alle prosjektnummer ha likt antall siffer eller bokstaver.
Noe av det første man må ta stilling til, er hvor mange prosjektnummere som man vil trenge, de nærmeste årene. 2 siffer? 3 siffer ? 4 siffer? Flere ?
Allerede med 3 siffer i prosjektnummerne har man minst plass til 999 separate prosjektnummere i tiden fremover. Hvis man i tillegg begynner å bruke bokstaver på en eller flere av plassene, øker antall muligheter for unike prosjektnummere dramatisk.
De aller fleste entreprenører klarer seg med 4 siffer, altså inntil 10 000 prosjektnummere.
Prosjektnummer 0001 – 9999
Jeg anbefaler at man ikke bruker opp 4 siffer til å angi årstall for når prosjektet startet.
Eksempel: 2022602 ( Hvor tanken er at man med prosjektnummeret skal fortelle at prosjektet startet i 2022 og har det unike nummeret 602 i tillegg. )
Hvis man absolutt vil ha med angivelse av årstall i et prosjektnummer, holder det sannsynligvis med 1 siffer, f.eks det første.
Eksempel: 2602 ( Hvor førstesiffer sier at prosjektet startet i 2022, mens resten av nummeret er unikt = 602 )
De fleste økonomisystem har støtte for å angi årstall for oppstart av prosjekt uten at man behøver å legge informasjonen i nummerfeltet.
Til hva og hvor skal et prosjektnummer benyttes?
Et prosjektnummer havner før eller siden i et økonomisystem, hvor det brukes til å merke inntekter, kostnader, timeregistrering og andre transaksjoner. Det blir mer og mer viktig at informasjon om prosjektnummer påføres fakturaer på en slik måte at informasjonen kan leses automatisk av økonomisystemet. Dette er en forutsetning for det som kalles automatisk bilagsføring. Man trenger ikke lenger bruke tid på å merke hver faktura med riktig prosjekt, systemet finner dette og gjør denne jobben selv.
Informasjonen begynner ofte i det øyeblikket en ansatt bestiller en vare eller tjeneste, og gir beskjed om hvordan fakturaen skal påføres informasjon om prosjektmerking. Det er vesentlig enklere å få til riktig prosjektmerking, hvis man alltid angir prosjektNUMMER og ikke prosjektNAVN ved slike bestillinger. ProsjektNAVN kan alltid ende opp med ulike varianter og er lite egnet til å merke fakturaer. Derfor: Alltid bruk prosjektNUMMER ved bestilling av varer og tjenester.
Jo kortere et prosjektnummer er, jo større sjanse er det for at den som bestiller varer og tjenester oppgir det riktige prosjektnummeret.
Dersom man ønsker å gruppere prosjekter, kan man gjøre dette også ved å benytte de ulike posisjonene i prosjektnummerne til å gi mer info om hva slags type prosjekt dette er. Bruk fantasien, men vær konsekvent. La hver posisjon i prosjektnummeret ha den samme funksjonen for alle prosjektnummerne.
Kanskje man kan slippe å benytte Avdeling eller Koststed i tillegg til prosjektnummer, fordi man benytter f.eks første eller 2 siffer i prosjektnummeret til å angi Avdeling eller Koststed ?
Eksempel: Prosjekt 2405.
Første siffer angir startår for prosjektet, og andre siffer angir en geografisk avdeling eller et fagområde.
Tenk på den senere bruken av prosjektnummere når det gjelder spørringer på økonomisk informasjon fra regnskapet. Kan det være aktuelt å spørre om å få omsetning og dekningsgrad for alle prosjekter som begynner på 2?
Vil man ønske å ta ut prosjekt for kun en enkelt avdeling, ved å spørre på alle prosjekt hvor andre siffer er 4 ?
Endringsmeldinger og tilleggsarbeid med prosjektmerking
Endringsmeldinger og tilleggsarbeid er det å anbefale at man skiller ut med egne prosjektnummere. Bruk gjerne det samme prosjektnummeret som hovedprosjektet, og legg f.eks til info om at dette er et prosjektnummer for en Endringsmelding, samt hvilket nummer den har.
Eksempel: Hovedprosjekt 2904
Endringsmeldinger kan da kalles 2904E01, 2904E02 osv.
Da har man plass til ca 100 Endringsmeldinger, og det er lett å se hvilket hovedprosjekt som Endringsmeldingen gjelder.
Man kan dessuten fortsatt gjøre økonomiske spørringer basert på hovedprosjektnummeret 2904, og be om tall for alle prosjekt som begynner med dette prosjektNUMMERET.
Dersom man har mulighet i økonomisystemet til å benytte begrepet «Hovedprosjekt» og koble opp underprosjekter til dette – bør man velge en slik løsning. Men det kan uansett være fornuftig å ha en klar tanke rundt valg av prosjektnummere for Endringsmeldinger.
Ønsker du kun å se tall for samtlige endringsmeldinger for et prosjekt? Da lager man følgende nummerstruktur:
Hovedprosjekt 2904
– Samleoversikt Endringsmeldinger 2904E
– – Endringsmelding 2904E01
– – Endringsmelding 2904E02
– – Endringsmelding 2904E03
Man kan da gjøre spørringer for hele prosjektet, eller separere ut kun Endringsmeldingene med 2904E*
Legg merke til at når man velger en nummerstruktur for prosjektnummere, så begynner man med å tenke på «hvilke spørringer ønsker jeg å gjøre mot disse prosjektregnskapene?», og «hvordan kan vi gjøre det enkelt at fakturaer for varer og tjenester blir merket riktig».
Gi deg selv en enklere arbeidsdag, utnytt automatikken som finnes i dag i de fleste økonomisystem. En forenkling og bevisstgjøring av nummerstrukturen for prosjektnummere, kan gi deg nettopp dette.
