Vestviken Gruppen vokste fra sitt gamle økonomi- og regnskapssystem. Løsningen ble et alt-i-ett-system levert av Xledger og VIEW Construct.
Skreddersydd regnskapsløsning for byggenæringen
Store deler av byggenæringen preges av unødvendig mye manuelt arbeid, og økonomifunksjonene er ikke noe unntak. Med det høye kostnadsnivået i Norge, og de lave marginene, er bransjen helt avhengig av å jobbe smartere. Et ERP-system som Xledger er en viktig brikke for å kunne redusere kostnadsnivået.
Da Vestviken Entreprenør opplevde at de hadde vokst fra sitt gamle økonomi- og regnskapssystem gikk de metodisk til verks, som de gjør i alle sine prosjekter, for å finne den beste løsningen.
De valgte å leie inn en ekstern konsulent for å hjelpe dem med å finne det beste verktøyet til deres bruk. Kriteriene for det nye systemet var blant annet at det skulle være brukervennlig fra A til Å, skalerbart , ha god funksjonalitet for prosjektregnskap og prosjektadministrasjon, og integrert lønnsmodul.
Resultatet ble Xledger levert av VIEW Construct. Kombinasjonen av VIEW Construct sin enestående bransjekunnskap og det ekte skybaserte ERP-systemet Xledger var avgjørende for valget.
Krevende økonomistyring i prosjektene
Hovedutfordringen til mange av bedriftene i byggenæringen er at de ikke har god nok kontroll på økonomien i prosjektene. Det er flere årsaker til det. Det kan blant annet være mangel på gode rutiner knyttet til økonomistyringen, for lav kompetanse på bedriften sine økonomisystemer og mangel på gode integrasjoner mellom fagsystemene og økonomisystemene.
Ofte kan det være store avvik mellom informasjonen som de ulike prosjektdeltagerne har tilgang til. Konsekvensen blir ofte uriktige tall, frustrasjon blant prosjektdeltagerne og lite lønnsomme prosjekter.
For Øyvind Helljesen, Daglig leder i VIEW Construct, er utfordringene de samme for mange av selskapene de møter i byggenæringen.
– Mange av våre kunder som Vestviken Entreprenør, Front Entreprenør og Gjerdrum Byggservice får løst de nevnte utfordringene ved å ta i bruk Xledger. Ikke bare får de samlet alt av prosjektøkonomi, attestasjon, timeregistrering, bank, budsjettering, lønn, reise og utlegg i ett og samme system – de får også løst utfordringen knyttet til integrasjoner mellom økonomisystemet og bedriften sine fagsystemer, sier Helljesen.
Store forbedringer for Vestviken
– Vestviken var veldig klare og tydelige på hva de ville ha. Da er det jo ekstra gøy å kunne levere det de ønsket, bekrefter Helljesen.
– Xledger inneholder jo så mye mer enn hva vi håpet på, og det er vi er veldig fornøyde med, forteller daglig leder i Vestviken Gruppen, Stig André Berg.
Prosjektlederne i konsernet er stadig på farten, og jobber i Xledger både fra telefon og nettbrett. De benytter seg av egne produksjonskoder, som er lagt inn i prosjektet fra tilbudsgrunnlaget og følges hele veien til prosjektslutt. Nå kan de følge tallene i sanntid og har kontroll på «hele linjen» i prosjektene sine. Timeføring i Vestviken Bemanning legges enkelt og raskt inn, bilagene føres automatisk og de kan enkelt hente ut rapporter.
– Nå er det så spennende å se likviditeten i prosjektet at det er det siste vi sjekker om kvelden og det første vi sjekker om morgenen, sier Tim Øhman, daglig leder i Vestviken Betong & Tre.
Skaper merverdi for bransjen
Rådgiverne i VIEW Construct mener Xledger spiller en viktig rolle i digitaliseringen av byggenæringen.
Automatiseringen og digitaliseringen reduserer også mengden manuelle arbeidsoppgaver. Flere av virksomhetene som VIEW Construct har implementert Xledger hos, har ikke bare redusert unødvendig tidsbruk ute i felten hos prosjektledere og hos de som registrerer timer. Med Xledger har de også redusert behovet for flere årsverk i økonomiavdelingen og heller omskolert medarbeidere slik at de har fått et større controlleransvar der de på selskaps- og prosjektnivå bidrar med budsjettering og likviditetsstyring.
De samme personene tar ofte på seg rollen som sparringspartnere for prosjektlederne og for ledergruppen. I tillegg foretar de løpende økonomisk oppfølging og analyse av prosjekter i forhold til sluttføringsgrad, budsjetter og prognoser.
Utsatt næring med utfordringer innen prosjektstyring
I byggenæringen er det stor variasjon i hvor god kontroll selskapene har på prosjektene og økonomistyringen. Med tanke på at bygg-, anleggs- og eiendomsnæringen (BAE) omsetter for ca. 1100 milliarder i året, er behovet for profesjonell økonomistyring avgjørende for levedyktigheten til enkeltselskapene, og inntrykket av næringen som helhet.
– Siden Xledger er skalerbart, unngår virksomhetene at systemet blir en flaskehals når bedriften vokser i størrelse, får flere avdelinger og ansatte, eller trenger gode løsninger for rapportering for flere selskap på konsernnivå. Skalerbarheten bidrar også til at bedriften unngår høye kostnader på systemet dersom oppdragsmengden går ned. I tillegg reduseres feil ved å utnytte automatikken i bokføringen samt de gode spørremulighetene som Xledger tilbyr, sier Helljesen i VIEW Construct.
Vestviken ser lyst på fremtiden
For Vestviken Gruppen har innføringen av Xledgers løsning, med god bistand fra VIEW Construct, ført til en ny optimisme og fremtidstro. Vekstkurven peker oppover og fra 2020 er konsernet utvidet med et bemanningsselskap. Mulighetene som ligger i Xledger gjør at utvidelsen av konsernet ikke har ført til behov for flere ressurser i økonomiavdelingen.
– Om fem år har vi flere spennende utviklingsprosjekter i egen regi, sier Stig André Berg i Vestviken Gruppen.
