Xledger er et omfattende ERP-system og vi får ofte spørsmålet om hva det er som gjør at dette passer spesielt godt for entreprenører og andre innen bygg og anlegg. Svaret ligger i ønsket om å ikke måtte forholde seg til flere system enn det som er nødvendig. Vi opplever ofte at vi gjennom en riktig implementering av Xledger erstatter en rekke andre system, digitaliserer arbeidsprosesser og bidrar til at styringsinformasjonen blir mer oppdatert og riktigere, samt at den når ut til flere i organisasjonen.
La oss se litt nærmere på hvorfor entreprenører velger Xledger:
Bilagsgodkjenning i Xledger
Bilagsgodkjenning og attestasjon av bilag har omfattende funksjonalitet i Xledger. Fakturaene fra leverandørene mottas gjerne elektronisk og merket med prosjekt. Deretter sendes de ut for elektronisk attestasjon og godkjenning. Det mest vanlige er å sette opp en godkjenningsmatrise, som tar utgangspunkt i at prosjektleder godkjenner først basert på prosjektmerking på fakturaen, og deretter f.eks daglig leder i virksomheten. Derimot er det bare fantasien som setter begrensning på hvor mange som kan eller skal godkjenne et bilag. Man kan benytte beløpsgrenser ( flere som godkjenner høye beløp ) og den som godkjenner kan selv forandre prosjektmerking ( og f.eks flytte kostnaden over til et annet prosjekt eller en endringsmelding ). Bilagsflyten for attestasjon kan også gjøre bruk av merking med kontaktperson, Avdeling eller annet som kan identifisere hvem som skal godkjenne fakturaen. Ved behov kan fakturaen sendes over til en annen person i selskapet for å få en kommentar eller for en ekstra godkjenning av akkurat denne fakturaen. En faktura kan også splittes opp i flere deler og fordeles på ulike prosjekt, av den personen som mottar bilaget for godkjenning. Ved ferieavvikling kan man sette opp at en annen person vikarierer i attestasjonen for den som har ferie.
Prosjektbudsjett
Det er viktig å ikke gjennomføre prosjektene uten en klar plan på hva kostnadene skal være. I Xledger lager man enkelt et budsjett, som f.eks kun deler kostnadene opp i Rigg & Drift, Materialer, Underentreprenører og egne mannskapstimer. Vi anbefaler å skille på bruken av timer for prosjektledelse og produksjon,for å ha en god oppfølging av timebruken for de ulike gruppene med ansatte. I Xledger kan man budsjettere ned på hver enkelt leverandør som skal delta i prosjektet. Når man merker en budsjettpost med hvilket selskap som faktisk skal levere tjenesten eller varen, får man en unik kostnadsoppfølging når de faktiske kostnadene fra fakturaene kan måles direkte mot hva man har budsjettert for den aktuelle leverandøren
Timeregistrering på mobil
De ansatte registrerer timene sine på mobiltelefonen og godkjenner dem før de sendes til videre godkjenning i Xledger. Timene kan i Xledger benyttes direkte som lønnsgrunnlag for timelønnete, og for de som har faste lønninger kan timene brukes for å plassere kostnader ut på prosjektene. Prosjektlederne kan følge tidsbruken på prosjektene gjennom måneden og kan også få ut kostnaden for hvert prosjekt gjennom måneden. Xledger støtter bruk av kalkulatorisk lønn, slik at man har full fleksibilitet i hvilke kostnader man vil belaste prosjektene med fra timeregistreringen.
Dersom man ønsker å benytte et annet system for selve timefangsten, importeres bare timene til Xledger for videre bruk der.
Anleggsregister med avskrivninger
I Xledger legger man inn anleggsmidler i eget anleggsregister, for automatiske avskrivninger. Dersom man har behov for å følge alle kostnader knyttet til maskiner eller andre anleggsmidler, oppretter vi gjerne en egen dimensjon i regnskapet for å sikre slik rapportering.
Fakturering med avdragsnotaer og innestående
De fleste entreprenørene velger å la prosjektlederne selv stå for faktureringen. I Xledger kan man definere fakturamaler, og det er enkelt å kopiere en faktura for å legge inn hele betalingsplanen i starten av prosjektet. Dersom det er aktuelt med innestående, håndteres dette også via de samme fakturamalene. Xledger gjør selv en sjekk om mottakeren kan motta EHF-fakturaer og sender ut dette automatisk. Det er videre enkelt å dra inn vedlegg til fakturaene, såkalt «drag n’drop», hvor flere ulike vedlegg som PDF kan komme med som side 2,3 4 osv bak forsiden på fakturaen.
Viderefakturering med påslag
Gjennom riktig oppsett i Xledger, kan man legge opp til at f.eks alle kostander på et prosjekt skal viderefaktureres til en kunde, med et fast definert påslag på f.eks 15 %. Xledger vil da forberede et fakturaforslag, hvor samtlige kostnader på prosjektet som ikke tidligere har blitt fakturert, er med på fakturaforslaget. Videre er alle fakturakopier med som bilag og vedlegg til fakturaen, direkte hentet fra regnskapet. Man velger selv om man ønsker å ta med disse fakturaene som fakturaspesifikasjon og vedlegg, men de fleste entreprenørene opplever dette som svært arbeidsbesparende ved fakturering av regningsarbeid med fast påslag. Automatiseringen er også med på sikre at absolutt alle kostnader faktisk fanges opp og faktureres kunden med riktig påslag.
Tilleggsmerking utover prosjekt
Det er standard at alle inntekter og kostnader merkes med prosjekt. Utover dette kan man i Xledger bruke flere dimensjoner for slik merking, f.eks knyttet til Produksjonskoder fra et tilbudsgrunnlag, Fagområde, Geografi, Avdeling. Økonomimodellen er svært fleksibel og kan romme det meste av det man måtte ønske seg av merking som man senere ønsker å spesifisere regnskapet sitt på.
Rollestyring og tilgang til prosjektregnskapene
Xledger støtter funksjonalitet som gjør at man begrenser tilgang til prosjektene. Man åpner f.eks for at en prosjektleder kun får tilgang til de prosjektene som vedkommende er registrert som prosjektleder for, eller man bruker Avdeling som begrep for å styre hvilke prosjekter som en prosjektleder eller annen ansatt skal få innsyn i.
Elektroniske innkjøpsordre med fakturamatch
Xledger har egen innkjøpsmodul hvor man kan registrere innkjøp for oversendelse til leverandørene. Innkjøpet kan brukes med full lagerfunksjonalitet og man kan også benytte innkjøpsordren til å matche mot den aktuelle fakturaene fra leverandøren når den ankommer fakturamottaket. Her får man også benyttet informasjon påført innkjøpsordren om prosjektmerking og annen kontering.
Prosjektrapportering
Prosjektlederne har tilgang til regnskapet for å gjøre sine vurderinger månedlig rundt eventuell avsetning for på prosjektinntekter og kostnader. En populær variant er at avsetningen settes opp i et Excvel-ark for samtlige prosjekt, og bokføres som et enkelt bilag med «drag n`drop» hvor Excelarket bare dras rett inn i bilagsføringen. Det er svært omfattende rapportmuligheter tilgjengelig i Xledger, med målinger av prosjektet mot budsjett – pr underentreprenør / leverandør. Avviksrapporteringen gjør det enkelt å se hvordan en leverandør ligger an med tanke på fakturering mot det som er avtalt og planlagt. Standardrapportene viser alle tall for prosjektene, gjerne på tvers av år for de prosjektene med langt livsløp, og det er full drilldown ned på bilagsnivå slik at man enkelt får se hvilke bilag som faktisk utgjør de ulike kostnadene for prosjektet. Det kan defineres egen rapporter som er spesialtilpasset de behovene som hver enkelt entreprenør har, for å få de ord og uttrykk som man selv ønsker – samt a å lage egne gruppenivåer for rapportene.
Endringsmeldinger som eget prosjekt
Xledger har et prosjektregister hvor man ved bruk av Hovedprosjekt kan lage en struktur der Endringsmeldinger får hvert sitt unike prosjektnummer. Dermed kan man skille kontraktsarbeidene fra tillegg og endringer og ha full oversikt over at hver endringsmelding blir fakturert. Endringsmeldinger som egne underprosjekt muliggjør også timeregistrering på endringsmeldingene samt at kostnader fra leverandører kan plasseres direkte på endringsmeldingene.
Integrasjoner
Selv om Xledger er et omfattende system, vil de fleste entreprenørene ha behov for tilleggsystem til f.eks KS, HMS eller annen prosjektkommunikasjon. Xledger har allerede flere integrasjoner ferdig som standard, f.eks med SmartDok.
Kontakt oss gjerne for å diskutere hvilke system dere kan ha behov for i tillegg til Xledger for å sikre en god digital flyt i arbeidshverdagen. Les gjerne med om integrasjonen som vi tilbyr her hos VIEW, eller oversikten som systemleverandøren Xledger selv har laget her.
Jeg tar gjerne en prat med deg om hvordan man kan forbedre prosjektstyringen og få til en rød tråd fra kalkylen og til prosjektgjennomføringen. Bedre kontroll gir bedre dekningsbidrag.
Øyvind Helljesen
Daglig Leder &
Autorisert Regnskapsfører
epost: oyvind.helljesen@viewledger.com
mobil: +47 970 62 622
