Det er noen få dager inn i ny måned, prosjektleder skal rapportere økonomisk status for prosjektet pr utgang av forrige måned. Hvordan får man prosjektrapporteringen riktig og hva er fallgruvene?
«Det blir spennende å se hvordan prosjektet egentlig går!»
Det er overraskende mange som ikke har noen form for måling av prosjektets resultater eller forbruk av ressurser før hele prosjektet er ferdig. Betyr det at man ikke en gang visste om prisen som man en gang gav til kunden faktisk ville generere et dekningsbidrag? Ingen plan, ikke noe budsjett, ingen referansepunkter for å sjekke om prosjektet lykkes økonomisk?
Man kan finne mange spennende eksempler som ligner på denne måten å lede prosjekter på; Kjøring av bil med bind for øynene, fjellklatring i tykk tåke med dårlig fottøy og ingen form for sikring.
Det er nesten mer utrolig at det går bra fra tid til annen med denne manglende styringen, enn at konsekvensen blir at prosjektene påfører selskap store tap og ødelegger arbeidsplasser.
«Jeg tar utgangspunkt i kostnadene på prosjektet»
Det er relativt enkelt å få tak i dette grunnlaget. Hvor mye er kostnadsført av materialer, underentreprenører, lønn osv på prosjektet pr utgang av måneden? For å rapportere en omsetning og få til et dekningsbidrag på prosjektet, legger man bare til en forventet fortjeneste som et tillegg på kostnadene.
1 mill i kostnader pr utgang av forrige måned, forventet fortjeneste er 20 %, gir en prosjektinntekt på 1,2 mill.
Utfordringen, for å ikke si problemet med denne tilnærmingen – er at man da aldri får en kontroll av om man har et overforbruk av kostnader. Man legger bare inn inntekter hver måned, som er en viss prosentsats høyere enn kostnadene. Hva skjer da når det i følge kontrakten ikke er mer inntekter å legge inn, mens det fortsatt strømmer inn med fakturaer på kostnader som er brukt på prosjektet?
Denne metoden gjør at man hverken har kontroll på kostnader eller inntekter gjennom prosjektet – og man rapporterer prosjektet i blinde.
«Jeg tar utgangspunkt i inntektene på prosjektet»
Denne metoden er like lite etterettelig som den forrige. «Vi har fakturert kunden for 1 mill, da har vi sikkert bare 0,8 mill i kostnader. Kanskje man fakturerer etter en betalingsplan, hvor kontraktssummen er pent fordelt utover, kanskje t.o.m. med en fortung betalingsplan hvor man klarer å forskuddsfakturere kunden?
Man må da spørre seg: Hva om man ikke har produsert for så mye som det man har fakturert for da?
Hva om man har forpliktet seg på eller forbrukt langt høyere kostnader enn det som hittil er bokført av inntekter?
«Jeg tar utgangspunkt i produksjonen på prosjektet»
Med målt produksjon omregnet til inntekter får man en pulsmåling på prosjektet som kan relatere seg til det som faktisk har foregått. Hvor mye inntekt har vi produsert for pr utgang av forrige måned ? Dersom prosjektleder kan dokumentere at man har gjort ferdig arbeidet ifølge kontrakt med 3 av 5 hus, eller produsert 60 % av postene i en fremdriftsplan – kan man relativt enkelt overbevise om hvilke inntekter som prosjektet bør rapporteres med pr utgang av forrige måned.
Med produksjonen som utgangspunkt, kan man også enklere relatere seg til «hvilke kostnader er det som er tilhørende denne produksjonen?»
Har vi brukt underentreprenører som ikke har sendt faktura enda? Er det større fakturaer på materialer som burde ha vært fordelt på flere perioder ? Hva er de tilhørende kostandene til denne produksjonen?
Etter gjennomgang, bør man også kontrollere kostnadene mot et budsjett, gjerne fordelt på produksjonskoder eller poster som igjen er kjent fra den opprinnelige kalkylen som er gitt på oppdraget. Xledger er et økonomisystem som har åpnet for budsjett ned på hver enkelt leverandør, noe som er svært nyttig for å sikre at man ikke går over de kostnadsrammene man har planlagt for prosjektet. Skaff deg innsikt i nåtid, og pass på at prosjektet tjener penger.
Ønsker du bedre økonomisk kontroll på prosjektene dine?
Vi lever og ånder for prosjektregnskap i entreprenørbransjen – kontakt meg gjerne dersom du ønsker mer info om hvordan vi jobber med våre kunder.
Øyvind Helljesen
Daglig Leder &
Statsautorisert Regnskapsfører
epost: oyvind.helljesen@viewledger.com
mobil: +47 970 62 622
Dronning Eufemias gate 16, 0191 Oslo
